Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden

Versie 2018

Inschrijven
De inschrijvingen voor de gemeentelijke activiteiten verlopen via de inschrijvingssoftware ‘Kwandoo’ www.kortenberg.kwandoo.be. Meer info hierover vind je op www.kortenberg.be (Vrije tijd/Vakantieaanbod).

  • Je dient je eenmalig te registreren en een account aan te maken. Als ouder kun je verschillende kinderen aan je account toevoegen. Eenmaal je bent geregistreerd, kan je uit het aanbod een keuze maken en deze digitaal reserveren en betalen.
  • Wie niet beschikt over een computer of internetverbinding, kan persoonlijk of telefonisch terecht aan de UiTbalie in de bib.
  • Bij het registreren dient het rijksregisternummer als verplicht veld ingevuld te worden om dubbele accounts te vermijden. Ook als je kinderen aan je account toevoegt, dien je hun rijksregisternummer in te geven. Je vindt deze op de klever van het ziekenfonds of op de kids-ID (het nummer dat begint met de geboortedatum).
  • Het maximum aantal plaatsen is afhankelijk van de aard van de lessenreeks, het sportkamp of de activiteit, van het aantal begeleiders en van de locatie. Volzet is volzet.
Tarieven
  • De weergegeven prijs per activiteit is de standaardprijs. Dit is de prijs voor één kind dat inwoner van Kortenberg is.
  • Vanaf een derde kind wordt er 20% in mindering gebracht.
  • Niet-inwoners betalen 20% meer dan de vermelde standaardprijs.
  • De inschrijvingssoftware berekent voor jou de prijs die van toepassing is.
Betaling
Inschrijven en voorafgaand betalen is verplicht! Voer je betaling ook onmiddellijk uit. Anders zal je kind niet kunnen deelnemen aan de activiteiten. Je kan betalen via je gezinsaccount op Kwandoo. Bij problemen kan je contact opnemen met vakantiewerking@kortenberg.be.

Sociaal tarief met vrijetijdspas
Naast kortingen voor het tweede en derde kind kan je ook een aanvraag indienen voor het sociaal tarief. Het Welzijnshuis beslist of je in aanmerking komt. Wens je meer te weten te komen over het sociaal tarief, neem dan gerust contact op met vakantiewerking@kortenberg.be. Daarnaast stimuleren heel wat organisaties de deelname van je kind aan een sport- en spelactiviteit door middel van een financiële tussenkomst in het inschrijvingsgeld. Vraag vooraf bij je mutualiteit en werkgever welke voordelen zij bieden. Dan kunnen wij de door jou aangeleverde documenten tijdig en volledig aanvullen. Zo wordt een kamp weer een stukje betaalbaarder.

Annulatiereglement
Een annulatie dient steeds schriftelijk (per mail) gemeld te worden aan de dienst Vrije Tijd. Dit kan via vakantiewerking@kortenberg.be. Als je een terugbetaling aanvraagt, moet je het rekeningnummer en de naam van de rekeninghouder doorgeven aan de dienst Vakantiewerking.

  • Bij ziekte of ongeval van de deelnemer wordt altijd 100% van het inschrijvingsgeld terugbetaald op voorwaarde dat de annulatie gebeurt voor de aanvang van de activiteit en mits het voorleggen van een doktersbriefje.
  • Bij ziekte of ongeval van de deelnemer tijdens de activiteit ontvang je een gedeeltelijke terugbetaling in overeenstemming met het aantal gemiste dagen en dit mits het voorleggen van een doktersbriefje.
  • Indien je annuleert tot 35 kalenderdagen voor de aanvang van het initiatief wordt er 80% van het inschrijvingsgeld terugbetaald.
  • Indien je annuleert van de 35ste tot de 15de kalenderdag voorafgaand aan het initiatief wordt er 40 % van het inschrijvingsgeld terugbetaald.
  • Indien je annuleert in de 15 kalenderdagen voorafgaand aan het initiatief wordt het inschrijvingsgeld niet terugbetaald. Tot 15 kalenderdagen voorafgaand aan het initiatief kan je kosteloos een reservatie wijzigen in een soortgelijke reservatie met eenzelfde kostprijs op een andere datum, op voorwaarde dat er plaatsen beschikbaar zijn.
Verzekering
Het gemeentebestuur is niet aansprakelijk voor schade of verlies van spullen.

Alle deelnemers zijn automatisch verzekerd na inschrijving. Als jij of je kind een ongeval krijgen, krijg je een ongevallenformulier. De dienst vult de gegevens over het ongeval en eventuele aansprakelijkheid in en ondertekent het formulier. Je vervolledigt de gegevens van het ‘slachtoffer’. Je laat een arts de medische verklaring invullen en bezorgt dit formulier de volgende werkdag aan de betroken dienst. Bij dringende kwetsuren gaan de begeleiders na telefonische consultatie van de ouders (indien het om kinderen gaat) rechtstreeks met de gekwetste naar de dokter of het ziekenhuis. Indien nodig wordt een ziekenwagen ingeschakeld. Als er kosten zijn, dan moet je die eerst zelf betalen.

Verloren voorwerpen
De gemeente Kortenberg is niet verantwoordelijk voor eventueel verlies of beschadiging van eigen materiaal en kleding. De verloren voorwerpen blijven gedurende de hele vakantie ter plaatse beschikbaar. Je kan de monitoren hiervoor aanspreken. Na afloop van de vakantie kan je steeds contact opnemen met vakantiewerking@kortenberg.be. De verloren voorwerpen blijven, na de activiteit, nog een maand beschikbaar. Nadien worden ze geschonken aan een goed doel.

Fiscale attesten
Alle deelnemers tot en met 11 jaar komen in aanmerking voor een fiscaal attest. Dit attest wordt je toegestuurd. Zo wordt een kamp weer een stukje goedkoper. Opgelet: op het fiscale attest staan enkel effectief betaalde bedragen vermeld. Terugbetaalde bedragen, boetes of openstaande facturen staan hier niet op vermeld.

Briefwisseling, facturen, terugbetalingen, enz.
Diegene, op wiens naam de account is aangemaakt, is ook diegene die alle mails, briefwisseling, bevestigingen, eventuele facturen en terugbetalingen ontvangt. Ook het fiscale attest wordt op naam van de accounthouder opgemaakt. Deze documenten worden niet gewijzigd. Houd hier rekening mee bij het opmaken van je account.

Een duurzame vakantiewerking
Jij kan ons helpen een afvalarme vakantiewerking te organiseren. Koekjes zonder papiertje in een afwasbaar doosje, drankjes in een herbruikbare fles en boterhammen in een boterhammendoos zijn een hele stap in de goede richting.

Foto’s
Tijdens de vakantiewerking kunnen er foto’s of korte filmopnames gemaakt worden. Hierbij gaat het om algemene sfeerbeelden, maar het kan ook dat er foto’s worden gemaakt waarop uw kind nadrukkelijker in beeld komt, individueel of in groepsfoto’s. Een aantal van deze foto’s zouden we graag op de gemeentelijke webstek, sociale media of in publicaties, folders,…. gebruiken voor promotiedoeleinden. Dit doen we echter niet zonder uw toestemming.

We vragen uw akkoord dat er tijdens de vakantiewerking:
  • foto’s van uw kind genomen worden waarop het herkenbaar in beeld komt
  • foto’s waarop uw kind herkenbaar in beeld komt gepubliceerd worden op de gemeentelijke webstek en sociale
  • foto’s waarop uw kind herkenbaar in beeld komt worden verspreid via e-mail naar de andere deelnemers van de vakantiewerking
  • foto’s waarop uw kind herkenbaar in beeld komt, gebruikt worden in Zoeklicht, gemeentelijke nieuwsbrieven, Vakantiewijzer, brochure,…
U mag natuurlijk altijd terugkomen op de door u gegeven toestemming. Hiervoor kan u steeds contact opnemen met vakantiewerking@kortenberg.be of 02 755 22 80.

Via dezelfde weg kan u ook steeds meer informatie opvragen of zelfs inzage of een kopie vragen van deze foto’s van uw kind. Daarnaast kan u ook steeds vragen om de foto’s definitief te laten wissen.

Volgende regels zijn van toepassing bij de vakantieactiviteiten
  • Respecteer de start- en einduren van de activiteiten.
  • Bij uitstappen vertrekken we graag stipt, gelieve 10 minuten eerder aanwezig te zijn.
  • Mag je kind na de activiteit alleen naar huis? Geef dan vooraf toestemming aan de begeleiders, animatoren of verantwoordelijken.
  • Als je kind een hele dag sportkamp, speelplein of activiteit heeft, geef dan een lunchpakket, genoeg drinken en een gezond tussendoortje mee. Bij warme en zonnige dagen ook zonnecrème en bescherming tegen de zon (petje, zonnebril…)
Vragen?
Je kan ons bereiken per telefoon of per mail: vakantiewerking@kortenberg.be of 02 755 22 80. Je bent tijdens de openingsuren uiteraard ook steeds welkom aan de UiTbalie in de Bib.

Door de inschrijving verbindt men zich ertoe kennis te nemen van de voorwaarden en informatie.




back to top